En esta parte daremos a conocer otra parte tan importante como es la organización, que es otra etapa del procesos administrativo muy importante, sobre todo para nosotros como alumnos y futuros contadors pues si no sabemos aplicar una buen uso de la administración como este tema que es tan importante dificilmente podremos llevar un buen manejo de las actividades dentro de una empresa, y lo mas problable seria llegar al fracaso dentro de esta sin embargo si ponemos interés suficiente tanto en este tema como en la administración en general podremos ver muy buenos resultado a futuro llevando a acabo las labores necesaria y el buen uso del conocimiento de este tema.
ORGANIZACION
CONCEPTOS:
Agustín Reyes Ponce
Para este autor, organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles
y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr
su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Isaac Guzmán Valdivia
Para este autor, organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de los elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue.
Lyndall Urwick
Este autor lo resume en disposición y correlación de las actividades de una empresa.
Para nosotros como equipo, organización es la supervisión de las actividades que han de realizarse dentro de una empresa con el fin de verificar que los objetivos esperados se cumplan, es decir; llevar un orden de todas las actividades q se an de realizar.
ELEMENTOS.
Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de
operar el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de funciones, jerarquías y
actividades necesarias para lograr los objetivos.
Sistematización. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la empresa deben de
coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar implica la necesidad de
agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.
Jerarquía. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de
responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los
métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
PRINCIPIOS:
1.- Del objetivo
Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organización deben
estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa. Esto nos dice que la
existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos
y no se deben hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr
los objetivos.
2.- Especialización
Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea
posible, a la realización de una sola actividad. El trabajo se llevará a cabo mas fácilmente
si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras más
especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y
destreza.
3.-Jerarquía
Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que
emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el
nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía.
4.- Paridad de autoridad y responsabilidad
Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de
autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede hacer
responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder
realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre
determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.
5.-Unidad de mando
Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada
función, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no deberán reportar mas de un
superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le
ocasionara confusión, ineficiencia y fuga de responsabilidad.
6. Difusión
Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y
responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los
miembros de la empresa que tengan relación con dicha autoridad y responsabilidad. Por
otra parte la relación de labores no debe hacerse con demasiado detalle.
7. Amplitud o tramo de control
Debe haber un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un
ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick
dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis subordinados,
con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado momento,
atender funciones de mayor importancia.
8. De la Coordinación
Siempre deberán mantenerse en equilibrio las unidades de una organización. El
administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones
9. Continuidad
La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.
ETAPAS:
División del trabajo
Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la
mayor precisión, eficiencia y mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento del trabajo.
-Jerarquizacion: se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o
importancia.
-Departamentalizacion: es la división o agrupamiento de las funciones y actividades
en unidades especificas con base en su similitud.
-Descripción de funciones, actividades y responsabilidades: es la recopilación
ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a
cabo el trabajo de la mejor manera.
Coordinación.
Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad
deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados
y balanceados en el grupo social
ORGANIGRAMAS: Una de las técnicas de la organización son los organigramas.
De la estapa de jerarquización que se refiere al rango y grado de importancia que ahi dentro de una empresa según las actividades que cada uno realiza podemos encontrar que por lo general se usan organigramas para dar cierta jerarquizacion a los trabajadores.
Claro que ahi muchos tipos de organigramas pero nosotros hemos puesto unicamente las que por lo general se usan o las que comunmente se usan en una empresa que es la de tipo horizontal, vertical y mixta.
TIPOS DE ORGANIGRAMAS.
-Por su presentación o desposición gráfica:
VERTICALES: Presentan las unidades ramificadas de arriva a abajo a partir del titular, en la parte superior y desagregan los niveles de rango inferior hacia abajo, recordando que cada cuadro debe ser del mismo tamaño al igual que las letras, esto ayudara a que no halla discriminaciones dentro de las organizaciones que pudieran hacer sentir mal al empleado.
HORIZONTALES: Despliegan las unidades de izquierda a derecha colocando al titular en el extremo izquierdo, los niveles jerarquicos van por columnas.
MIXTAS: Utilizan combinaciones horizontales y verticales, para ampliar las posibilidades de graficación se recomienda usarlos en el caso de organizaciones con un gran numero de unidades en la base
Como nos dimos cuenta cada oraganigrama debe incluir cada recuadro del mismo tamaño pues esto ayuda a que no halla distinciones ni discriminaciones es decir que todas vallan del mismo tamaño el hecho de que el director de la empresa sea el que tiene mayor rango no significa que debemos poner un cuadro gigantesco para el y para subordinados o asistentes generales cuadros pequeños, no es correcto aunque si se nota la diferencia de puesto deben de peramanecer cada cuadro del mismo tamaño al igual que mismo tamaño de letra.
ANÁLISIS DE PUESTO.
Es una técnica pormenorizada de las labores que se desempeñan en una unidad de trabajo
especifica e impersonal (puesto), así como las características, conocimientos y aptitudes que
debe poseer el personal que lo desempeña.
El análisis del puesto tiene como objetivos: mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funciones
y responsabilidades, evitar fugas de responsabilidad y autoridad, fundamentar programas de
entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y mejorar la selección del personal.
Descripción del puesto.
Es la determinación técnica de lo que el trabajador debe hacer y esta integrada por: encabezado
o identificación, titulo, ubicación, instrumental y jerarquía.
Especificación del puesto
Es la enunciación precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para desempeñar el
puesto, por ejemplo: escolaridad y conocimientos, requisitos físicos, legales, mentales y de
personalidad; esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.
CONTROL
Henry Fayol
Segun este autor consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con
las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Importancia del Control
alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Principios del Control
1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferido debe proporcionársele el
grado de control correspondiente.
2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los
objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno,
debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas con anticipación.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten
en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera
que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el
costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas
reales que este reporte.
6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.
Etapas del Control
Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control. Los estándares
representan el estado de ejecución deseado, no son más que los objetivos
definidos de la organización.
Tipos de estándares:
-En cuanto al método
-Estadísticos
-Por apreciación
-Técnicamente elaborados
-Cuantitativos
-Físicos
-De costo
-De capital
-De ingreso
de programas
-Cualitativos.
-Evaluación de la actuación
-Curvas de comportamiento
-Perfiles
-Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de
unidades de medida que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por lo
tanto la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la
información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable
(exacta), valida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con
unidades de medición apropiadas, y fluida ya que debe estar en los canales
adecuados de comunicación.
Una vez efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario
comparar los resultados medidos en relación con los estándares
preestablecidos, determinándose así las desviaciones, mismas que deberán
reportarse inmediatamente.
Corrección
La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción correctiva para
integrar la desviaciones en relación con los estándares.
El tomar acción correctiva es una función de carácter ejecutivo, no obstante
antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un
síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la
retroalimentación.
Retroalimentación
Esta etapa es básica en el proceso de control, ya que a través del proceso de
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo.
De la calidad de la información dependerá el grado y rapidez con que se
retroalimente el sistema.
DIRECCIÓN
Concepto de Dirección
Burt K. Scanlan
Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la
organización.
Importancia de la dirección
Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la
organización.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros
de la estructura organizacional
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y,
consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de
organización y en la eficacia de los sistemas de control.
A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización
funcione.
Principios de la Dirección
1. De la armonía del objetivo. la dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro
de los objetivos generales de la empresa.
2. Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una
necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
3. De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos
se realicen con mayor facilidad.
4. De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de información
establecidos por la organización formal, de tal manera que al emitirse una orden sea
transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondiente, con el fin de evitar
conflictos.
5. De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan
durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan.
6. Aprovechamiento del conflicto: El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone
al logro de las metas de la organización, que ofrece al administrador la posibilidad de
visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.
Integración
El administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las
decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales
así como humanos, estos últimos, son los más importantes para su ejecución. Sus reglas son,
que debe estar el hombre adecuado en el puesto adecuado, toda persona debe tener la provisión
de los elementos adecuados para realizar sus funciones, el proceso de inducción debe ser
adecuado.
Motivación
La motivación no es un concepto sencillo, surge de diversos impulsos, deseos, necesidades,
anhelos y otras fuerzas. Los administradores motivan cuando proporcionan un ambiente que
induzca a los miembros de la organización a contribuir. La cadena de necesidad-deseo-
satisfacción en cierta forma se ha simplificado de manera exagerada. Ciertamente con frecuencia
los motivos son opuestos.
Motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. Es la labor más importante de la
dirección, a la vez que la más compleja. A través de ella se logra la ejecución del trabajo
tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares esperados.
Entre las técnicas motivacionales especiales se incluyen el uso del dinero, la estimulación de la
participación y la mejora de la calidad de vida en el trabajo. El enriquecimiento de los puestos
tiene el propósito de hacer que éstos representen un desafío que tenga significado. Aunque han
tenido ciertos éxitos, no se pueden pasar por alto algunas limitaciones.
La complejidad de la motivación requiere de un enfoque de contingencias que tomen en cuenta
los factores ambientales, entre los cuales debe incluirse el clima organizacional.
Comunicación
La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo
social. La comunicación en una empresa comprende múltiples interaccionares que abarcan desde
las conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información mas complicados.
Para poner en marcha sus planes se necesitan sistemas de información eficaces; cualquier
información desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo.
En la actualidad, la información organizacional debe fluir con mayor rapidez. Incluso una breve
suspensión en una línea de producción de rápido movimiento puede resultar muy costosa, por
consiguiente es necesario tener una excelente comunicación para tomar las medidas
correspondientes a una situación de esta categoría.
Para ser eficaz, el administrador necesita la información necesaria para llevar a cabo sus
funciones y actividades. Sin embargo, incluso una mirada superficial a los sistemas de
comunicación muestra que con frecuencia los ejecutivos carecen de información vital para la
toma de decisiones.
En una organización eficaz la comunicación fluye en varias direcciones, en forma ascendente,
descendente y cruzada, la combinación de todas y cada una de estas formas de comunicación es
lo ideal para la empresa, debido a que es necesario para un funcionamiento eficaz.
Existen varias barreras de la comunicación, como las mecánicas o físicas (teléfono o micrófono),
las fisiológicas (sordera o habla), las psicológicas (celos, envidia, rivalidad, agresividad, timidez),
las semánticas (idioma, términos técnicos, términos científicos, manera de emisión) y las
socioculturales (origen, educación, costumbres, religión, ideológicas).
La comunicación implícita es la de suponer o dar por hecho que la otra persona conoce nuestros
pensamientos, deseos, necesidades y expectativas.
La comunicación explícita es dialogar, retroalimentarse, ser empático y exponer a la otra
persona a la convivencia de establecer ciertos convenios o reglas del juego en la interacción
cotidiana.
Las formas de comunicación pueden ser de manera verbal, formal, mímica, gesticular, visual,
audiovisual, escrita o informal.
Las bases para la buena comunicación son la siguientes, ser empático (comprender y ponerse en
el lugar del receptor), saber escuchar (mostrar interés, educación), correcta redacción e
interpretación de escritos y convencer o persuadir (ser positivo, claro, verídico y sólido.
Supervisión
La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente. Este nivel aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores, aunque
todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo
con el personal criterio de los autores, se considerará la supervisión, el liderazgo y los estilos
gerenciales como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.
El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el se
imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.
En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su
importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán: la productividad del personal
para lograr los objetivos, la observancia de la comunicación, la relación entre jefe-subordinado,
la corrección de errores y la observancia de la motivación y del mercado formal de disciplina.
Autoridad
La autoridad es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización,
para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de
aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del
grupo.
Delegación
Es en la delegación donde se manifiesta claramente la esencia de la dirección; el ejercicio de la
autoridad, ya que si administrar es hacer a través de otros, la delegación es la concesión de
autoridad y responsabilidad para actuar.
Sus ventajas, son que permite al directivo dedicarse a las actividades de mas importancia,
comparte responsabilidad, capacita a sus subordinados.
Mando
El ejercicio del mando asume dos formas, las ordenes, que son el ejercicio de autoridad a través
de la cual un supervisor transmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser
realizada y las instrucciones, son las normas que habrán de observarse en situaciones de
carácter repetitivo, los medio más convenientes de transmitirlas son circulares o instructivos.
Liderazgo
Es la influencia, arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen voluntaria y
entusiastamente para lograr las metas del grupo.
Teoría motivacional de Abraham Maslow :
En 1943 Maslow publicó su teoría sobre la motivación humana, en la cual sostiene que las
necesidades son el motor del hombre. Con base en sus teorías, jerarquizó dichas necesidades en
el siguiente orden de importancia:
1. El primer motivo por el que el hombre actúa son las exigencias psicológicas a las que
llamó necesidades básicas o fisiológicas, es decir, las relacionadas con la conservación
de la vida: comer, dormir, sexo, etcétera.
2. Una vez que el hombre ha satisfecho dichas necesidades, tiene necesidad de seguridad
para cubrir contingencias futuras de los que dependen de él.
3. En tercer lugar el hombre tiene necesidad de relaciones sociales ( amor de y para los
demás). Aquí se colocan las necesidades sociales o de estima.
4. En cuarto lugar el ser humano tiene necesidad de autoestima (de amor propio, tener
una buena imagen de sí, aceptarse a sí mismo).
5. Por último el ser humano requiere trascender en su vida, es decir, tiene necesidad de
autorrealización
CONCLUSIÓNES:
Hemos concluido en que estos temas son de suma importancia ya que como vimos a lo largo del curso la administración es la base de todo asi como creemos q tambien lo es el procesos administrativo ya que son las partes fundamentales de la administración, pues se debe llevar de manera ordenada y aplicar cada etapa planear, organizar, dirigir y controlar si no llevaramos la aplicación de estas estapas fundamentales en la organización no podria hacerse efectivo el trabajo, por ello es necesario saber y aplicar estos temas si no ahi planeación no puede haber organización y despues de eso no podria haber dirección ni control y todo en la emporesa seria un desastre y por consecuencia el fracaso de la misma nuestra conclusión como equipo resumida en pocas palabras en "la administración es la base de todo" por lo que ya hemos mencionado y nosotros como futuros directivos de una empresa "x" debemos conocer muy bien y saber que la administración es tan importante como para el administrador tanto como para un contador tanto como para cualquier profesionista y tenga exito.
FUENTES DE INFORMACION:
De la página - http://www.promonegocios.net/
De la página - http://www.elprisma.com
Del libro - "Fundamentos de la administración" de Munch Galindo.
